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Administrative Assistenz (Mensch)

Job-ID: 106529

Als administrative Assistenz in Vollzeit bei Sodexo in 82362 Weilheim in Oberbayern bist Du Organisationsexperte und Strukturliebhaber.  
 
Starte bei Sodexo und werde Teil von etwas Großem. Wachse mit uns – und über Dich hinaus! 

Was wir Dir bieten intern

Tarifliche Bezahlung, pünktlich zum Monatsende 
Keine Wochenendarbeit
Sicherer und unbefristeter Arbeitsvertrag
Rabatte bei vielen namhaften Herstellern und Marken 
Sodexo Vita: Finanzielle Unterstützung bei der Pflege von Familienangehörigen, bezahlte Freistellung bei Geburt oder Adoption sowie bei weiteren besonderen familiären Umständen
Sodexo Supports Me: externe, kostenlose und vertrauliche Beratung zu persönlichen Themen für Dich und Deine Haushaltsangehörigen

Das ist Deine Aufgabe

Koordination von Meetingräumen inkl. Technik und Getränken
Onboarding neuer Mitarbeitender inkl. Ausgabe von IT-Equipment
Verwaltung des Asset-Managements und Lagerbestände
Bestellung und Auswahl von IT-Zubehör und Lieferanten
Unterstützung bei Büroorganisation und Meeting-Versorgung

Das bringst Du mit

Ausbildung als Kaufmann im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
Erfahrung im Büromanagement und -organisation
Eigeninitiative sowie strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (mind. C2) und Englischkenntnisse (mind. B2), idealerweise Chinesischkenntnisse (mind. B1)

Bist Du bereit Teil von etwas Großem zu sein? Bewirb Dich noch heute!

Über Sodexo

Unser Leitbild lautet: We create a better everyday for everyone to build a better life for all. Wir wollen jeden Tag ein bisschen besser machen – für alle. Mit nachhaltigen Food Services, die nicht nur satt machen, sondern auch gesund sind und lecker schmecken. Und mit integrierten Facility Management Lösungen, die für mehr Lebensqualität am Arbeitsplatz sorgen.

DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR BEWERBER*INNEN (RECRUITING)

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie Sodexo Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, wenn Sie sich für eine von uns ausgeschriebene Stelle bewerben.

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung

Für die Datenverarbeitungen in unserem Bewerberportal sind die Sodexo Gesellschaften gemeinsam für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich. Die Sodexo Services GmbH ist vorrangig verantwortlich für die Betreuung des Bewerbungssystems und die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Informationspflichten sowie die Bereitstellung von Informationen über die gemeinsame Verarbeitung:

Sodexo Services GmbH
Eisenstraße 9a
DE-65428 Rüsselsheim

Telefon: +49 (0) 6142 1625 - 0

E-Mail: bewerbung@sodexo.com

Welche Informationen werden von uns erfasst?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere:

Stammdaten (z.B. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz)
Dokumente (z.B. Zeugnisse, Bescheinigungen, Lebenslauf)
Ausbildungshistorie (z.B. Daten zu (Hoch-) Schulbildung, Berufsqualifikation)
Abrechnungsdaten (z.B. Bankdaten für die Erstattung der Bewerbungskosten)
Kommunikationsdaten (z.B. E-Mail, (Mobil-)Telefon)

Wenn Sie im Bewerbungsformular Ihre Kontaktdaten angegeben und Ihren Lebenslauf hochgeladen haben, wird Ihr Lebenslauf anschließend automatisiert verarbeitet und die Daten in der Bewerberdatenbank gespeichert. Ihre Anlagen werden mit einer Texterkennungssoftware bearbeitet und die erkannten Inhalte zu Ihrem Datensatz gespeichert. Ihre Originaldokumente werden zu PDF-Dokumenten konvertiert und ebenfalls zu Ihrem Datensatz gespeichert. Ihre Originaldateien werden gelöscht.

Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen per E-Mail werden diese automatisch ausgelesen und in unserem Bewerbermanagementsystem erfasst. Hierbei werden alle mitgesendeten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise) sowie die darin enthaltenen Informationen gespeichert.

Sollten Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen persönlich oder auf dem Postweg übermittelt haben, digitalisieren wir diese zunächst und erfassen sie anschließend ebenfalls in unserem Bewerbermanagementsystem. Die Originalunterlagen werden nach der Digitalisierung ordnungsgemäß vernichtet.

Die Angabe personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist freiwillig, jedoch für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder den Abschluss eines Arbeitsvertrages mit uns erforderlich.

ZWECK DER DATENVERARBEITUNG

Ihre Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung verarbeitet:

Anbahnung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
Um Sie zu kontaktieren, falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht kommen sollten

RECHTSGRUNDLAGEN

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nach den Bestimmungen der Allgemeinen Datenschutzverordnung der EU (GDPR) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Die vorrangige Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 b) DS GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung (soweit diese anwendbar ist) zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zwecks Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Wenn Sie der Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke zugestimmt haben (z.B. Speicherung von Bewerbungsdaten über einen längeren Zeitraum), erfolgt die Verarbeitung dieser Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung (soweit diese anwendbar ist).

Wenn wir Informationen aus Ihrem öffentlichen Profil auf beruflichen sozialen Netzwerken beziehen, stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse, eine Entscheidungsgrundlage für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen zu bilden. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. e) DSGVO.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 b) und f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Artikel 9 Absatz 1 DS-GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung (z.B. Daten zur Gesundheit, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 lit. b) DS-GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Artikel 9 Absatz 2 lit. h) DS-GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung erforderlich sein.

Unzulässige Inhalte

Sie sind allein für den Inhalt der eingestellten Texte verantwortlich. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie uns keine Dateianhänge mit Viren oder Würmern zusenden. Persönliche Daten, die Sie an uns übermitteln, sollten in der Regel folgendes nicht enthalten:

Informationen über Krankheiten,
Informationen über eine eventuelle Schwangerschaft,
Informationen über ethnische Herkunft,
politische, religiöse oder philosophische Überzeugungen,
Gewerkschaftszugehörigkeit und sexuelle Ausrichtung,
diffamierende oder entwürdigende Informationen,
Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen.

Die Informationen, die Sie uns übermitteln, müssen der Wahrheit entsprechen, dürfen keine Rechte Dritter, öffentlich-rechtliche Vorschriften oder die guten Sitten verletzen ("Unzulässige Inhalte"). Beachten sie bitte auch, dass Sie uns gegen sämtliche Forderungen schadlos halten, die uns aufgrund von Informationen mit Unzulässigen Inhalten entstehen und die uns von Ihnen übermittelt wurden.

Wer betreibt das Bewerberportal?

Das Bewerberportal wird von der concludis GmbH, Frankfurter Str. 561, 51145 Köln betrieben. Das Bewerberportal wird auf Servern der Firma Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25 in 91710 Gunzenhausen gehostet. Ihr Lebenslauf wird automatisiert von dem Parsing-Tool der Firma Textkernel BV bearbeitet. Das Parsing findet auf einem Server in Deutschland statt. Ihre Daten werden nach dem Parsing-Vorgang bei Textkernel BV gelöscht.

An wen werden Ihre Daten übermittelt?

Innerhalb der Sodexo Unternehmensgruppe erhalten die für die Stellenbesetzung zuständigen Personen und Stellen (z.B. Vorgesetzte und im Bewerbungsprozess eingebundene Mitarbeitende der Fachabteilung, fachliche Vorgesetzte oder Spezialisten aus dem Konzernverbund, Personalbereich, Arbeitnehmervertretungen) Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu den oben genannten Verarbeitungszwecken.

Falls innerhalb der Sodexo Organisationseinheit, bei der sie sich beworben haben, mehrere gleichartige Stellen zu besetzen sind, kann Ihre Bewerbung auch anderen einstellenden Vorgesetzten zur Kenntnis gebracht werden, um Ihnen bei Bedarf ein alternatives Stellenangebot unterbreiten zu können.

In allen Fällen gewähren wir den Zugriff streng nach dem “Need-to-know”-Prinzip unter Bezugnahme auf die vorvertraglichen Leistungserfüllung.

Im Übrigen können personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet werden, dies gilt insbesondere für den Anbieter dieses Systems für Bewerbermanagement und Bewerberauswahlverfahren. Es findet keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte statt, wenn es keinen Bezug zum Bewerbermanagement und Bewerberauswahlverfahren oder neben den im Abschnitt „Art und Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten“ beschriebenen Zwecken gibt.

Wir behalten uns im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung vor, Informationen über Sie offen zu legen, wenn die Herausgabe von rechtmäßig handelnden Behörden oder Strafverfolgungsorganen von uns verlangt wird. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Bewerbungsdaten werden 90 Tagen nach Abschluss des Bewerbungsprozesses automatisch durch das System gelöscht.

Sollten Sie von uns eine Absage mit Poolanfrage erhalten haben und per Link der Aufnahme in den Bewerberpool zugestimmt haben, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 12 Monate.

Sie können diese Zustimmung in die verlängerte Aufbewahrung der Daten widerrufen, indem Sie eine E-Mail an das Sodexo Recruiting-Team senden: bewerbung@sodexo.com.

Im Falle des Widerrufs werden nach Eingang der Widerrufserklärung sämtliche Daten physisch gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Datensicherheit

Wir ergreifen alle möglichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Dabei werden Maßnahmen wie Verschlüsselung (SSL-Verschlüsselung), Firewalls, Hacker-Abwehr-Programme und manuelle Sicherheitsvorkehrungen angewendet. Die SSL-Verschlüsselung ist aktiv, wenn das Schlüsselsymbol am unteren Ende Ihres Browsers geschlossen ist und wenn die Adresse mit "https://" beginnt. Bitte beachten Sie, dass auf unseren Seiten die Technologie JavaScript™ zum Einsatz kommt.

Zugang zum System haben nur autorisierte Personen, die nur bei Bedarf Kenntnis der jeweiligen Daten erlangen. Die Sicherheits- und Zugriffsrechte werden in Übereinstimmung mit vordefinierten Nutzeranforderungen strengstens überwacht. Das System beschränkt den Zugriff der Nutzer auf die Inhalte und Dienste, für die der Nutzer eine Berechtigung hat.

Störungen des Service, Einstellung oder Änderung des Service oder Löschen von Daten

Wir gewährleisten nicht, dass das Angebot zu bestimmten Zeiten zur Verfügung steht. Störungen, Unterbrechungen oder einen etwaigen Ausfall des Online-Angebots schließen wir nicht aus. Die Server werden regelmäßig sorgfältig gesichert. Soweit Daten an und - gleich in welcher Form - übermittelt werden, wird Ihnen jedoch empfohlen, Sicherheitskopien zu fertigen. Wir behalten uns vor, diesen Service jederzeit zu ändern, zu erweitern, zu beschränken oder ganz einzustellen. Eine Haftung von uns für gelöschte Daten oder Datenverluste ist deshalb ausgeschlossen.

Ihre Rechte

Sodexo verpflichtet sich, den Schutz Ihrer Rechte gemäß den geltenden Gesetzen zu gewährleisten. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der verschiedenen Möglichkeiten Ihre Rechte auszuüben:

Auskunftsrecht und Recht auf Berichtigung	Sie können eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern, die wir über Sie gespeichert haben. Sie können auch die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
Recht auf Löschung	Ihr Recht auf Vergessenwerden berechtigt Sie dazu, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn (i) die Daten für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind; (ii) Sie sich entscheiden, Ihre Einwilligung zu widerrufen; (iii) Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen; (iv) Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet worden sind; (v) eine gesetzliche Verpflichtung zur Löschung Ihrer personenbezogenen Daten besteht; (vi) die Löschung erforderlich ist, um die Einhaltung der geltenden Gesetze zu gewährleisten.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung	Sie können beantragen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in den Fällen eingeschränkt wird, in denen (i) Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten; (ii) SODEXO Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt; (iii) Sie der Verarbeitung aus legitimen Gründen widersprochen haben. (iv) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist und Sie die Einschränkung ihrer Verwendung anstelle ihrer Löschung vorziehen
Recht auf Datenübertragbarkeit	Sie können gegebenenfalls die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format verlangen. Sie haben das Recht, diese Daten ohne Behinderung durch SODEXO an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln, wenn a) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht; und b) die Verarbeitung mit Hilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird. Sie können auch verlangen, dass Ihre Daten an einen Dritten Ihrer Wahl übermittelt werden (sofern dies technisch machbar ist).
Widerspruchsrecht	Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, insbesondere im Zusammenhang mit Profiling oder Marketingkommunikation. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
Recht, keinen automatisierten Entscheidungen unterworfen zu werden	Sie haben das Recht, keiner ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling- beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Sie rechtlich berührt oder erheblich beeinträchtigt.
Recht eine Beschwerde zu übermitteln	Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Um Ihre Rechte auszuüben, können Sie eine E-Mail an den lokalen Ansprechpartner für den Datenschutz unter Datenschutz.de@sodexo.com schicken oder Ihre Anfrage online in unserem Datenschutzportal stellen und hierzu folgenden Link nutzen: Onlineformular für Betroffenenanfragen.

Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung haben, zögern Sie bitte nicht, uns unter der folgenden Adresse zu kontaktieren: bewerbung@sodexo.com.