Administrative Assistenz (Mensch)

Job-ID: 101545

Als Administrative Assistenz in Vollzeit bei Sodexo in 07743 Jena bist Du der Dreh- und Angelpunkt unserer Organisation und sorgst mit Deinem strukturierten Vorgehen für einen reibungslosen Ablauf. Mit Deinen exzellenten Administrationsfähigkeiten leistest Du täglich einen wichtigen Beitrag zu unserem Erfolg und hast dabei die Chance, Dich in einem Unternehmen mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten weiterzuentwickeln.

Starte Deine Laufbahn bei Sodexo und werde Teil von etwas Großem. Wachse gemeinsam mit uns – und dabei immer wieder über Dich hinaus!

Was wir Dir bieten

Bei Sodexo zu arbeiten ist mehr als nur ein Job – man ist Teil von etwas Großem; wir sind davon überzeugt, dass unsere tägliche Arbeit die Lebensqualität unserer Kunden und Gäste bereichert. Du gehörst zu einem Unternehmen, das Deinem Handeln Sinn gibt und es Dir ermöglicht individuell zu wachsen. Bei uns genießt Du außerdem:

Attraktive und pünktliche Vergütung – zuverlässig zum Monatsende, inklusive 13. Monatsgehalt
5-Tage-Woche mit attraktiven Arbeitszeiten (Montag bis Freitag; 38,5 Stunden/Woche - am Wochenende hast Du frei!)
Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit langfristiger Perspektive
30 Tage Urlaub pro Jahr
Zugang zu zahlreichen Schulungs- und Entwicklungsprogrammen
Unzählige Möglichkeiten, Dich innerhalb des Unternehmens kreativ einzubringen
Rabatte für Mitarbeitende bei vielen namhaften Herstellern und Marken
Sodexo Vita: Finanzielle Unterstützung bei der Pflege von Familienangehörigen, bezahlte Freistellung bei Geburt oder Adoption sowie bei weiteren besonderen familiären Umständen
Sodexo Supports Me: externe, kostenlose und vertrauliche Beratung zu persönlichen Themen für Dich und Deine Haushaltsangehörigen

Das ist Deine Aufgabe

Du bist das Bindeglied zur Münchener Verwaltungsabteilung, erfasst Anforderungen und verteilst IT-Equipment, SIM-Karten, Essensgutscheine sowie Büro- und Präventionsmaterial
Du koordinierst die Beschaffung von Ressourcen durch die Kommunikation mit Vermietern, Lieferanten und internen Teams
Du erstellst und verwaltest Dokumente und E-Mails, empfängst Besucher und organisierst den Brief- und Paketversand
Du bestellst Büromaterial, verteilst monatlich Essensgutscheine und überwachst die IT- und Bürologistik – von der Gerätebestellung bis zur Registrierung und Verwaltung
Du begleitest neue Mitarbeitende bei Ein- und Austrittsprozessen und sorgst für einen reibungslosen Übergang
Du organisierst Wartungen von Büroausstattung und -einrichtung in Zusammenarbeit mit Vermietern und Facility Services
Du unterstützt bei Arbeitsschutzmaßnahmen und als Ansprechpartner für einfache IT-Themen vor Ort
Du koordinierst und verwaltest die Buchung von Konferenzräumen für interne und externe Meetings

Das bringst Du mit

Du bringst idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bereich Büroorganisation bzw. Verwaltung mit
Du hast Praxiserfahrung im administrativen Bereich und verfügst über fundierte Kenntnisse in der Büroorganisation
Du beherrschst MS Office und zeichnest Dich durch ausgeprägte Organisationsfähigkeiten aus
Eine schnelle Auffassungsgabe, Serviceorientierung und eigenständiges Arbeiten sind für Dich selbstverständlich; Verantwortung zu übernehmen liegt Dir im Blut
Internationale Erfahrung ist von Vorteil und unterstützt Dich in dieser Rolle
Du sprichst fließend Deutsch und Englisch; Chinesischkenntnisse sind ein Plus

Bist Du bereit Teil von etwas Großem zu sein? Bewirb Dich noch heute!

Über Sodexo

Wir arbeiten mit dem Motto "We create a better every day for everyone to build a better life for all". Als weltweit führender Anbieter von „Quality of Life Services” arbeiten wir in 45 Ländern mit über 80 Millionen Verbraucher:innen jeden Tag. Wir sind davon überzeugt, mit unseren über 100 Dienstleistungen im Bereich Catering, Facility Management sowie Workplace Technical Services einen bedeutungsvollen Beitrag zur Verbesserung der Lebensqualität unserer Kund:innen zu leisten. Unser Ziel ist es, weltweit Positives zu bewegen und eine Milliarde Verbraucher:innen zu begeistern. Werde Teil eines starken Teams, das täglich alles gibt, um anderen das Leben zu erleichtern.

Auskunftsrecht und Recht auf Berichtigung	Sie können eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern, die wir über Sie gespeichert haben. Sie können auch die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
Recht auf Löschung	Ihr Recht auf Vergessenwerden berechtigt Sie dazu, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn (i) die Daten für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind; (ii) Sie sich entscheiden, Ihre Einwilligung zu widerrufen; (iii) Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen; (iv) Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet worden sind; (v) eine gesetzliche Verpflichtung zur Löschung Ihrer personenbezogenen Daten besteht; (vi) die Löschung erforderlich ist, um die Einhaltung der geltenden Gesetze zu gewährleisten.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung	Sie können beantragen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in den Fällen eingeschränkt wird, in denen (i) Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten; (ii) SODEXO Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt; (iii) Sie der Verarbeitung aus legitimen Gründen widersprochen haben. (iv) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist und Sie die Einschränkung ihrer Verwendung anstelle ihrer Löschung vorziehen
Recht auf Datenübertragbarkeit	Sie können gegebenenfalls die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format verlangen. Sie haben das Recht, diese Daten ohne Behinderung durch SODEXO an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln, wenn a) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht; und b) die Verarbeitung mit Hilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird. Sie können auch verlangen, dass Ihre Daten an einen Dritten Ihrer Wahl übermittelt werden (sofern dies technisch machbar ist).
Widerspruchsrecht	Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, insbesondere im Zusammenhang mit Profiling oder Marketingkommunikation. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
Recht, keinen automatisierten Entscheidungen unterworfen zu werden	Sie haben das Recht, keiner ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling- beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Sie rechtlich berührt oder erheblich beeinträchtigt.
Recht eine Beschwerde zu übermitteln	Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.